Politica de confidențialitate

Pe scurt: folosim datele pe care ni le trimiți ca să îți răspundem și să îți facem o ofertă. Cookie-uri de statistici și de reclame punem doar dacă ești de acord, din bannerul de cookie-uri; fără acord, etichetele Google trimit doar semnale fără cookie-uri, iar pixelii Meta, TikTok, LinkedIn și OpenAI nu se încarcă deloc (punctul 2.4). Nu vindem date. Ne poți scrie oricând la contact@epicads.ro ca să afli ce știm despre tine, să corectezi sau să ștergi datele.

1. Cine suntem

Operatorul datelor este BIZEPIC SRL (marca EpicAds), CUI 36779077 (cod de TVA RO36779077), Nr. Reg. Com. J2016002105056, cu sediul social în str. Atacului nr. 15/A, Oradea, județul Bihor, cod poștal 410183. Biroul, unde primim clienți, e în Oradea, Piața 1 Decembrie nr. 9, Palatul Ullmann.

Contact pentru orice întrebare despre date: contact@epicads.ro, telefon 0745 18 19 13, sau prin poștă la oricare dintre adresele de mai sus.

Nu am numit un responsabil cu protecția datelor (DPO): nu suntem obligați (art. 37 GDPR), pentru că nu prelucrăm date sensibile la scară mare. Pentru orice întrebare despre datele tale, scrie-ne la contact@epicads.ro.

2. Ce date prelucrăm, de ce și pe ce temei

2.1. Cererea de ofertă și formularul de contact

Ce date: numele, adresa de e-mail, telefonul, site-ul firmei, serviciile care te interesează, intervalul de buget, codul contului Google Ads (dacă îl dai) și mesajul tău. Pe lângă ele, formularul trimite automat: pagina de pe care l-ai trimis, adresa IP, tipul de browser și — dacă ai venit dintr-o reclamă — identificatorul de clic (gclid, fbclid etc.) și parametrii campaniei (utm_*).

De ce: ca să îți răspundem, să pregătim oferta și să știm din ce campanie ai venit. Cererea ajunge în sistemul nostru de gestiune a clienților (CRM) și pe e-mail la echipă.

Temei: demersurile făcute la cererea ta înainte de un eventual contract — art. 6 alin. (1) lit. (b) din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”). Pentru un mesaj trimis din formularul de contact care nu ține de o ofertă: interesul nostru legitim de a-ți răspunde, art. 6 alin. (1) lit. (f). Pentru IP, browser și momentul trimiterii (dovada că ai trimis tu formularul și prevenirea abuzurilor): tot interesul nostru legitim, art. 6 alin. (1) lit. (f). Formularele nu au bifă de acord: pentru datele din ele nu ne bazăm pe consimțământ, ci pe temeiurile de mai sus; sub butonul de trimitere găsești o informare scurtă și linkul către această pagină. Datele marcate obligatorii sunt necesare ca să îți putem răspunde; fără ele nu putem pregăti o ofertă.

Cât timp: 2 ani de la ultimul mesaj, dacă nu devii client. Dacă devii client, datele din contract și din facturi se păstrează cât cere legea contabilității (Legea 82/1991).

2.2. Aplicarea la un post

Ce date: numele, e-mailul, telefonul, postul ales, CV-ul (fișierul PDF, DOC sau DOCX pe care îl încarci, ori linkul către CV sau profilul de LinkedIn) și ce ne scrii despre tine. De ce: ca să te putem evalua și contacta pentru interviu. Unde stau: candidatura și CV-ul ajung în panoul nostru de administrare, unde le văd doar colegii cu cont, și pe e-mail la persoana care se ocupă de recrutare (CV-ul, ca atașament). Fișierul CV se păstrează pe serverul nostru, într-un spațiu care nu e public, nu pe site. Candidaturile nu intră în CRM-ul de vânzări și nu ajung la platformele de reclame. Temei: demersuri înainte de încheierea unui contract, art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR. Cât timp: CV-ul și candidatura se păstrează 6 luni de la trimitere, apoi se șterg automat. Le ștergem mai devreme dacă ne ceri asta la contact@epicads.ro.

2.3. Măsurarea reclamelor (doar cu acordul tău)

Dacă accepți cookie-urile de marketing, după ce trimiți formularul transmitem platformelor de reclame faptul că o reclamă a adus o cerere, împreună cu:

• adresa de e-mail, telefonul și numele criptate ireversibil (hash SHA-256) — către Google Ads (Enhanced Conversions) și Meta (Conversions API) — și, când le activăm, LinkedIn și TikTok, prin interfețele lor echivalente; platforma le compară cu propriile conturi ca să atribuie conversia, fără să primească datele în clar;
• identificatorul de clic și cookie-urile platformei (de exemplu _fbp), plus IP-ul și browserul, ca să poată lega cererea de clic;
• o valoare estimată a cererii, calculată din intervalul de buget ales, ca algoritmii să învețe ce fel de clienți aduc reclamele.

Temei: consimțământul tău — art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea 506/2004. Fără acord pentru marketing, serverul nostru nu trimite nimic acestor platforme, iar datele tale de contact nu pleacă spre ele în nicio formă; etichetele Google din pagină pot transmite doar semnalul fără cookie-uri că s-a trimis o cerere (punctul 2.4). Îți retragi acordul oricând, din „Setări cookie-uri”, jos în pagină.

Intervalul de buget ne ajută să prioritizăm cererile. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice asupra ta: fiecare cerere e citită de un om.

2.4. Statistici și reclame pe site

Etichetele Google se încarcă pe fiecare pagină. Google Tag Manager, Google Analytics 4 (G-KFFT4ZDGXL) și Google Ads (AW-16511797551) funcționează în Google Consent Mode v2, în modul avansat:

• fără acordul tău, nu pun și nu citesc cookie-uri și nu folosesc identificatori din browser. Trimit la Google doar semnale fără cookie-uri — de exemplu, că s-a vizitat o pagină sau s-a trimis un formular, împreună cu starea alegerii tale. Ca orice cerere pe internet, semnalele conțin adresa IP și tipul browserului. Google le folosește ca să estimeze statistic vizitele și conversiile pe care nu le poate măsura direct;
• cu acordul pentru statistici, Google Analytics pune cookie-urile lui și măsoară vizitele obișnuit;
• cu acordul pentru marketing, Google Ads pune cookie-urile lui și datele pot fi folosite pentru măsurarea și personalizarea reclamelor.

Semnalele Google Analytics — cele cu cookie-uri și cele fără, de la vizitatorii care refuză — trec întâi prin serverul nostru de etichetare ea.epicads.ro (punctul 4) și apoi ajung la Google.

Pixelii Meta, TikTok, LinkedIn și OpenAI nu se încarcă deloc fără acordul pentru marketing: îi oprim în Google Tag Manager până accepți.

Fiecare cookie, cine îl pune și cât durează: Politica de cookie-uri.

Temei: pentru cookie-uri și pentru pixelii celorlalte platforme, consimțământul tău — art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR și art. 4 alin. (5) din Legea 506/2004. Pentru semnalele fără cookie-uri trimise de etichetele Google când nu ai acceptat, interesul nostru legitim de a avea statistici agregate despre vizite și despre eficiența reclamelor, art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR. Te poți opune oricând, scriindu-ne; le poți bloca și din browser.

2.5. Dovada alegerii tale din banner

Când alegi în bannerul de cookie-uri, păstrăm un rând cu: un identificator aleator (nu e legat de nume sau de formular), versiunea politicii, categoriile acceptate, data, IP-ul trunchiat (fără ultimul segment) și tipul de browser. De ce: legea ne obligă să putem dovedi acordul (art. 7 alin. (1) GDPR). Temei: obligație legală, art. 6 alin. (1) lit. (c). Cât timp: 3 ani, apoi se șterge automat.

2.6. Funcționarea și securitatea site-ului

Serverul înregistrează tehnic fiecare cerere (IP, data, pagina, browserul), ca să putem opri atacuri și repara erori; formularele au limite de trimitere pe IP. Temei: interesul legitim de a ține site-ul sigur, art. 6 alin. (1) lit. (f). Cât timp: până la 30 de zile, apoi jurnalele se șterg.

2.7. Recenzii și clipuri video

Pe site apar recenzii publicate de clienți pe profilul nostru Google, cu numele afișat public acolo, și recenzii video înregistrate cu clienți. Temei: pentru recenziile Google, interesul nostru legitim de a arăta ce spun clienții, din surse publice — poți cere oricând să scoatem o recenzie; pentru clipuri, acordul persoanelor filmate: recenziile video sunt publicate cu acordul fiecărei persoane care apare în ele.

Clipurile nu se încarcă până nu apeși pe ele: până atunci vezi doar o imagine găzduită de noi, iar browserul tău nu contactează YouTube. După clic, clipul pornește de pe youtube-nocookie.com, iar Google primește IP-ul tău și poate pune cookie-uri, conform politicii lui.

2.8. Când ne scrii sau ne suni direct

Dacă ne scrii pe e-mail, WhatsApp sau ne suni, folosim datele din mesaj ca să îți răspundem (art. 6 alin. (1) lit. (b) sau (f)) și le păstrăm cât durează discuția, plus perioada de la punctul 2.1.

2.9. Chatul de pe site

Dacă ne scrii în fereastra de chat din colțul paginii, primim mesajele tale, pagina de pe care scrii și, dacă ai ajuns printr-o reclamă, parametrii ei (UTM, gclid, fbclid). Le folosim ca să îți răspundem și, dacă ne lași datele de contact, ca să îți trimitem o ofertă (art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR). Chatul nu pune cookie-uri și nu scrie nimic în browserul tău până nu trimiți primul mesaj. Conversațiile se păstrează ca cererile de ofertă (punctul 2.1).

3. Ce nu facem

• Nu vindem și nu închiriem date.
• Nu îți trimitem newslettere sau oferte comerciale pe e-mail fără să te fi abonat separat.
• Nu folosim Google Fonts de pe serverele Google: fonturile site-ului sunt găzduite de noi.
• Harta de pe pagina de contact e o imagine găzduită de noi; harta Google Maps se încarcă de la Google (care primește adresa ta IP) doar după ce apeși „Deschide harta Google”. Detalii în Politica de cookie-uri.
• Serviciile noastre se adresează firmelor. Nu colectăm cu bună știință date ale copiilor sub 16 ani.

4. Cine mai primește datele

Datele ajung doar la firmele care ne ajută să funcționăm (persoane împuternicite, cu contract care le obligă la confidențialitate) și la platformele de statistici și reclame, în limitele de la punctul 2.4:

• găzduirea site-ului și a CRM-ului: DataNode (ACVILE TECH SRL), cu serverele în România.
• serverul de etichetare: Stape Europe OÜ (Tallinn, Estonia), cu serverul în Uniunea Europeană (Polonia). Datele Google Analytics 4 trec întâi prin ea.epicads.ro, un server de etichetare al nostru găzduit de Stape, și abia apoi ajung la Google — și cele cu cookie-uri, când ai acceptat statisticile, și semnalele fără cookie-uri, când ai refuzat (punctul 2.4). Serverul nu pune cookie-uri. Stape îl găzduiește ca persoană împuternicită și nu folosește datele în scop propriu.
• chatul de pe site: Leaply (leaply.ro), operat de ARHAI SRL, Oradea, firmă-soră a EpicAds, cu servere în Uniunea Europeană. Primește mesajele din chat și le transmite în CRM-ul nostru.
• trimiterea e-mailurilor de notificare către echipă: Resend, furnizor de e-mail tranzacțional din SUA.
• e-mailul echipei (contact@epicads.ro): ClausWeb, România.
• statistici și reclame Google: Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Ads, Google Tag Manager, YouTube) — semnalele fără cookie-uri de la punctul 2.4 la fiecare vizită; cookie-urile și datele pentru reclame, doar cu acord.
• reclame, doar cu acord pentru marketing: Meta Platforms Ireland Limited (Facebook, Instagram), TikTok Technology Limited (Irlanda), LinkedIn Ireland Unlimited Company, OpenAI Ireland Limited (reclamele din ChatGPT).
• Pentru datele colectate de etichetele și pixelii lor, platformele de mai sus sunt operatori asociați cu noi (art. 26 GDPR) sau operatori independenți, conform termenilor lor.
• contabilitate, consultanță juridică, autorități — doar când legea o cere sau pentru apărarea unui drept.

5. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Google, Meta, LinkedIn, TikTok, OpenAI și Resend sunt grupuri cu sediul principal sau cu servere în afara SEE, în special în SUA. Transferurile se fac:

• către firmele certificate în EU-U.S. Data Privacy Framework (decizia de adecvare a Comisiei Europene din 10 iulie 2023) — Google, Meta și LinkedIn/Microsoft sunt certificate;
• pentru Resend, TikTok și OpenAI, pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană (art. 46 GDPR) și/sau a certificării în EU-U.S. Data Privacy Framework, după caz, conform contractelor de prelucrare a datelor încheiate cu fiecare.

6. Drepturile tale

Ai dreptul să ceri: acces la datele tale și o copie a lor; rectificarea celor greșite; ștergerea lor; restricționarea prelucrării; portabilitatea (datele, într-un format structurat); să te opui prelucrării bazate pe interes legitim; să îți retragi consimțământul oricând, la fel de ușor cum l-ai dat — pentru cookie-uri, din „Setări cookie-uri”, jos în orice pagină. Retragerea nu afectează ce s-a prelucrat legal înainte.

Scrie-ne la contact@epicads.ro. Îți răspundem în cel mult o lună (art. 12 alin. (3) GDPR); dacă cererea e complexă, îți spunem în prima lună că avem nevoie de încă cel mult două. S-ar putea să îți cerem o confirmare de identitate, ca să nu dăm datele tale altcuiva.

Dacă ești nemulțumit, poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, cod poștal 010336, București; www.dataprotection.ro; anspdcp@dataprotection.ro — sau te poți adresa instanței.

7. Cum protejăm datele

Site-ul funcționează doar prin HTTPS, cu politici de securitate care împiedică încărcarea de cod străin neautorizat. Panoul de administrare e accesibil doar echipei, cu parolă și limită de încercări. Cheile de acces către CRM și e-mail sunt criptate. Accesul la cereri îl au doar oamenii din echipă care lucrează cu ele.

8. Modificări

Când schimbăm ce date prelucrăm sau cui le trimitem, actualizăm pagina și data de la început. Dacă schimbarea privește cookie-urile, bannerul îți cere din nou alegerea.